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Aviso Sobre Las Prácticas De Confidencialidad

Harris County Hospital District
AVISO SOBRE LAS PRÁCTICAS DE CONFIDENCIALIDAD
Fecha de entrada en vigor: 14 de abril de 2003

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE UTILIZARSE Y DIVULGARSE LA INFORMACIÓN MÉDICA REFERENTE A USTED, Y CÓMO PUEDE USTED TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN.

POR FAVOR, REVÍSELO CON CUIDADO

Si tiene cualquier pregunta relacionada con este aviso, póngase en contacto con el responsable de confidencialidad en el HCHD, en la siguiente dirección:

Harris County Hospital District
Office of Privacy Administration
2525 Holly Hall
Houston, TX 77054
713-566-6097
hipaa@hchd.tmc.edu


QUIÉN DEBE CUMPLIR ESTE AVISO:

Este aviso describe las prácticas del Harris County Hospital District’s (HCHD) y de:

• Cualquier profesional de cuidados de la salud autorizado a ingresar información en su expediente médico hospitalario.
• Todos los departamentos y unidades del Hospital District.
• Cualquier miembro de un grupo de voluntarios autorizado para ayudarlo mientras está en las instalaciones del Hospital District.
• Todos los empleados, personal médico y otros trabajadores del Hospital District.
• Todas las entidades, centros y ubicaciones que se indican a continuación cumplirán los términos de este aviso. Además, dichas entidades, centros y ubicaciones podrán compartir información médica entre sí con fines de tratamiento, pago o procedimientos relacionados con la salud que se describen en este aviso.
• Todas las instalaciones del Harris County Hospital District y las ubicaciones de ampliación de los servicios de salud
  
  o Todo el personal médico del Harris County Hospital District
   
• Las siguientes entidades participan en un Acuerdo de atención médica organizada con el Harris County Hospital District.
  
  o Baylor College of Medicine
  
  o El University of Texas Health Sciences Center de Houston
  
  o Craven & Plummer
  
  o Lepow & Associates

NUESTRO COMPROMISO REFERENTE A LA INFORMACIÓN MÉDICA:

Estamos conscientes de que la información médica sobre usted y su salud es personal. Por lo tanto, nos comprometemos a proteger su información médica. Llevamos un registro de los cuidados y servicios que usted recibe en el hospital. Necesitamos este registro para proporcionarle cuidados de calidad y para cumplir con ciertos requisitos legales. Este aviso se aplica a todos los registros que haya generado su caso en el Hospital District, independientemente de si los creó el personal administrativo o los médicos del Hospital District. Otros médicos pueden tener reglamentos distintos sobre el uso y divulgación de la información médica generada en el consultorio del médico o en una clínica.

Este aviso describe cómo usamos y divulgamos nosotros su información médica. También describe sus derechos y ciertas obligaciones que tenemos referentes al uso y divulgación de la información médica.

Por ley, estamos obligados a:

• Asegurarnos de que la información médica que lo identifica se mantenga confidencial.
• Entregarle este aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de confidencialidad en lo que se refiere a su información médica, y
• Cumplir los términos del aviso vigente en este momento.

CÓMO PODEMOS USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA.

Las siguientes categorías describen las distintas maneras en las que utilizamos y divulgamos la información médica. Para cada categoría de uso o divulgación, explicaremos en qué consiste e intentaremos dar algunos ejemplos. No se detallan todos los usos o divulgaciones en cada categoría. Sin embargo, todas las maneras en que estamos autorizados a usar y a divulgar la información caen dentro de una de estas categorías. Para algunos de los usos y divulgaciones siguientes, es necesaria su autorización o su acuerdo.

• Con fines de tratamiento: Podemos usar su información médica para proporcionarle tratamiento o servicios médicos. Podemos divulgar su información médica a los doctores, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina y otras personas del hospital que participan en su cuidado en el hospital. Por ejemplo, si un médico va a tratarlo por una pierna rota, es posible que necesite saber si tiene usted diabetes, ya que esto podría hacer más lento el proceso de cicatrización. Además, el médico deberá comunicar al nutriólogo que usted tiene diabetes, para que podamos proporcionarle las comidas apropiadas. También pueden compartir información médica sobre usted con distintos departamentos del hospital, con el fin de coordinar los diferentes servicios que necesita, como recetas, análisis o radiografías. También podemos compartir su información médica con personas externas al hospital que participen en su cuidado médico cuando usted abandone el hospital, por ejemplo, sus familiares, personas de congregaciones religiosas u otras personas que proporcionan servicios que forman parte de sus cuidados.
   
• Con fines de pago. Podemos usar y divulgar su información médica con el fin de facturar el tratamiento y los servicios que recibió en el hospital, y poder cobrarle a usted, a su compañía de seguros o a quien corresponda. Por ejemplo, necesitamos proporcionar a su plan de salud información acerca de la cirugía a la que se sometió en el hospital, para que nos pague o le reembolse a usted el costo de la cirugía. También es posible que debamos comunicar a su plan de salud los tratamientos que va a recibir con el fin de recibir su aprobación previa o de determinar si su plan cubre esos tratamientos.
   
• Para procedimientos relacionados con la salud. Podemos usar y divulgar su información médica para procedimientos del hospital. Estos usos y divulgaciones son necesarios para el manejo del hospital y para asegurarnos de que todos los pacientes reciban cuidados de calidad. Por ejemplo, podemos usar la información médica para revisar nuestros tratamientos y servicios, y evaluar el rendimiento de nuestro personal en el cuidado de los pacientes. También podemos combinar la información médica de varios pacientes del hospital para decidir qué otros servicios debería ofrecer el hospital, qué servicios son innecesarios y si ciertos tratamientos nuevos son eficaces. También podemos compartir información con médicos, enfermeras, técnicos, estudiantes de medicina y otros empleados del hospital con fines de revisión y aprendizaje. También podemos combinar la información médica que tenemos con la de otros hospitales, para comparar cómo lo estamos haciendo y ver en qué aspectos podemos mejorar la atención y los servicios que ofrecemos. En estos casos podemos eliminar la información que lo identifica, para que otras personas puedan usar los datos médicos para estudiar la atención médica y su administración, sin saber de qué pacientes concretos se trata.
   
• Recordatorios de citas. Podemos usar y divulgar la información médica para ponernos en contacto con usted y recordarle que tiene una cita para un tratamiento o cuidado médico en el hospital.
   
• Tratamientos alternativos. Podemos usar y divulgar su información médica para darle información o recomendarle otras opciones de tratamiento o alternativas que le puedan interesar.
   
• Beneficios y servicios relacionados con la salud. Podemos usar y divulgar su información médica para informarle sobre beneficios o servicios relacionados con la salud que le puedan interesar.
   
• Actividades de recaudación de fondos. Podemos usar sus datos personales para ponernos en contacto con usted con el fin de recaudar fondos para el hospital y su funcionamiento. Podemos compartir su información demográfica con una fundación relacionada con el hospital para que ésta se ponga en contacto con usted para recaudar fondos para el hospital. Sólo divulgamos su información de contacto, como su nombre, dirección, número de teléfono y las fechas en las que recibió tratamientos o servicios en el hospital. Si no desea que el hospital se ponga en contacto con usted con el fin de recaudar fondos, debe comunicarlo por escrito al responsable de confidencialidad en el HCHD.
   
• Directorio del hospital. Podemos incluir cierta información limitada sobre usted en el directorio del hospital mientras usted esté ingresado en él. Esta información puede incluir su nombre, localización en el hospital, su estado general (indeterminado, bueno, regular, grave o crítico) y sus preferencias religiosas. La información del directorio, con excepción de sus preferencias religiosas, también puede divulgarse a las personas que pregunten por usted utilizando su nombre. Sus preferencias religiosas sólo se comunican a miembros de congregaciones religiosas, como un cura o un rabino, aunque no pregunten por usted utilizando su nombre. Esto se hace con el fin de que sus familiares, amigos y consejeros religiosos puedan visitarlo en el hospital y obtener información general sobre su estado de salud.
   
• Personas involucradas en sus cuidados o en el pago de sus cuidados. Podemos divulgar su información médica a familiares o amigos involucrados en su atención médica. También podemos dar información a las personas que ayuden a pagar sus gastos. Podemos comunicar a sus familiares o amigos su estado de salud, y que se encuentra usted en el hospital. Además, podemos divulgar su información médica a una entidad que ayude en una situación de desastre, para que avisen a su familia de su condición, estado y localización.
   
• Investigación. En determinadas circunstancias, podemos usar y divulgar su información médica con fines de investigación. Por ejemplo, un proyecto de investigación puede consistir en comparar la salud y la recuperación de todos los pacientes que hayan recibido una medicación con aquellos que hayan recibido otra, para el mismo problema. Sin embargo, todos los proyectos de investigación están sujetos a un proceso de aprobación especial. Este proceso evalúa el proyecto de investigación propuesto y el uso que hará de la información médica, intentando balancear las necesidades de la investigación con las necesidades de confidencialidad de la información médica del paciente. Antes de usar o divulgar información médica para investigación, el proyecto deberá haber sido aprobado a través de este proceso; no obstante, podemos divulgar información médica sobre usted a las personas que estén preparando un proyecto de investigación, por ejemplo, para ayudarles a encontrar pacientes con determinadas necesidades médicas, siempre que la información médica que revisen no salga del hospital.
   
• Cuando la ley lo exija. Podemos divulgar su información médica cuando una ley federal, estatal o local nos lo exija.
   
• Para evitar un riesgo grave para la salud o la seguridad. Podemos usar y divulgar su información médica cuando sea necesario para evitar un riesgo grave para su salud o su seguridad, para la salud y seguridad públicas o la de otra persona. No obstante, la información sólo se divulgará a una persona que pueda ayudar a evitar el riesgo.

SITUACIONES ESPECIALES

• Donaciones de órganos y tejidos. Si usted es donante de órganos, podemos divulgar su información médica a las organizaciones que manejan la obtención de órganos, el trasplante de órganos, ojos o tejidos, o a la los bancos de donación de órganos, en la medida que sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de órganos y tejidos.
   
• Ejército y veteranos. Si es usted miembro de las fuerzas armadas, podremos divulgar la información médica que soliciten las autoridades militares. También podemos divulgar información médica sobre militares extranjeros a las autoridades militares extranjeras correspondientes.
   
• Compensación a trabajadores. Podemos divulgar su información médica para programas de compensación a trabajadores o programas similares. Estos programas ofrecen prestaciones por lesiones o enfermedades laborales
   
• Riesgos de salud pública. Podemos divulgar su información médica para actividades de salud pública. Estas actividades incluyen generalmente las siguientes:

1. La prevención y el control de enfermedades, lesiones o incapacidades;
2. La notificación de nacimientos y muertes;
3. La notificación de abuso o abandono de menores;
4. La notificación de reacciones adversas a medicamentos o problemas con productos;
5. La notificación a pacientes del retiro de productos;
6. La notificación a una persona que haya estado expuesta a una enfermedad o tenga riesgo de contraer o extender una enfermedad o un trastorno;
7. La notificación a las autoridades gubernamentales apropiadas si consideramos que un paciente ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Sólo divulgaremos esta información si usted lo autoriza, o cuando la ley lo exija o lo autorice.

• Actividades de supervisión de la salud. Podemos divulgar la información médica a una agencia de supervisión de la salud para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y concesión de licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema de cuidados de la salud, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.
   
• Demandas y conflictos. Si se ve involucrado en una demanda o en un conflicto, podemos divulgar su información médica en respuesta a una orden de un juez o de una orden administrativa. También podemos divulgar su información médica en respuesta a un citatorio, solicitud de descubrimiento de pruebas u otro proceso legal, por parte de otra persona involucrada en el conflicto; esto se hará únicamente después de haber hecho todo lo posible por avisarle de la solicitud o por obtener una orden que proteja la información solicitada.
• Cumplimiento de la ley Podemos divulgar información médica si lo solicita un representante de la ley:

1. En respuesta a una orden judicial, citatorio, auto, orden de comparecencia o un proceso similar;
2. Para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo presencial o persona desaparecida;
3. Acerca de la víctima de un delito si, en determinadas circunstancias limitadas, no podemos obtener la autorización de esa persona;
4. Acerca de un fallecimiento, si pensamos que puede ser el resultado de una conducta delictiva;
5. Acerca de conductas delictivas en el hospital y
6. En situaciones de emergencia, para reportar un delito, la localización del delito o las víctimas, o la identidad, descripción o localización de la persona que cometió el delito.

• Médicos legistas, forenses y directores de funerarias. Podemos divulgar la información médica a un médico legista o forense. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar las causas de su muerte. También podemos divulgar información médica acerca de los pacientes del hospital en la medida que sea necesario, a los directores de las funerarias para que puedan llevar a cabo sus obligaciones.
   
• Agencias de inteligencia y de seguridad nacional. Podemos divulgar su información médica a las autoridades federales pertinentes para actividades de inteligencia, contraespionaje y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley.
   
• Servicios de protección del presidente y otras personas. Podemos divulgar su información médica a las autoridades federales pertinentes para que puedan proteger al presidente de Estados Unidos, a otras personas autorizadas, a jefes de gobiernos extranjeros, o realizar investigaciones especiales.
   
• Identificaciones de seguridad. Podemos usar su información médica para tomar decisiones acerca de su estado de salud para una identificación de seguridad o servicio en el extranjero. También podemos divulgar su información médica a las autoridades del Departamento de Estado que necesiten acceso a esa información para los fines antes mencionados.
   
• Reclusos. Si está recluido en una institución correccional o bajo la custodia de un representante de la ley, podemos divulgar su información médica a la institución correccional o al agente encargado. Esta divulgación es necesaria (1) para que la institución le proporcione cuidados médicos; (2) para proteger su salud y la salud y seguridad de otros, o (3) para la seguridad de la institución correccional.

SUS DERECHOS RESPECTO A SU INFORMACIÓN MÉDICA.

Tiene los siguientes derechos relacionados con la información médica que mantenemos sobre usted.

• Derecho a inspeccionarlos y copiarlos. Tiene derecho a inspeccionar y a solicitar una copia de la información médica que pueda ser utilizada para tomar decisiones acerca del cuidado de su salud. Esto incluye normalmente los registros médicos y de facturación, pero no incluye las notas de psicoterapia.

Para inspeccionar y solicitar una copia de la información médica que pueda ser utilizada para tomar decisiones acerca del cuidado de su salud, debe presentar una solicitud por escrito al responsable del registro designado. Si solicita una copia de la información, podemos cobrar una tarifa por los gastos de copia, envío por correo o el material asociado con su solicitud.

En determinadas circunstancias, muy limitadas, podemos denegar su solicitud de inspeccionar y copiar la información. Si se le niega el acceso a su información médica, puede solicitar una revisión de dicha negativa. Un profesional de la salud titulado, elegido por el hospital, revisará su solicitud y la negativa. La persona que realice la revisión no será la misma persona que denegó su solicitud. Nosotros cumpliremos con la decisión de la revisión.


Puede ponerse en contacto con el responsable del registro en:
Harris County Hospital District
Designated Record Custodian
2525 Holly Hall
Houston, TX 77054

Envíe su solicitud a la atención del HIM for Medical Records o del PBS for Billing Records

• Derecho de enmienda. Si considera que la información médica que tenemos sobre usted es incorrecta o está incompleta, puede pedirnos que la corrijamos. Tiene derecho a solicitar una enmienda siempre que la información se conserve en el hospital o para éste.

Para solicitar una enmienda, debe hacerlo por escrito y presentar la Solicitud de enmienda del conjunto de registros designados al responsable de los registros designados. Además, debe indicar los motivos que apoyan su solicitud.

Podemos rechazar su solicitud de enmienda si no se presenta por escrito o no incluye los motivos que la justifican. También podemos rechazar su solicitud de enmendar información que:

1. No hayamos creado nosotros, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para realizar la enmienda;
2. No forme parte de la información médica que se conserva en el hospital o para éste;
3. No forme parte de la información que tiene derecho a inspeccionar y a copiar; o
4. Sea exacta y esté completa.

Si se rechaza su solicitud, puede presentar una “Declaración de desacuerdo” al responsable de confidencialidad en el HCHD.

Puede ponerse en contacto con el responsable del registro en:

Harris County Hospital District
Designated Record Custodian
2525 Holly Hall
Houston, TX 77054

Envíe su solicitud a la atención del HIM for Medical Records o del PBS for Billing Records

• Derecho a ser informado de la divulgación de los datos. Tiene derecho a solicitar un "informe de las divulgaciones". Esto es, una lista de las veces que se ha divulgado su información médica.

Para solicitar esta lista o informe de divulgaciones, debe presentar su solicitud por escrito al responsable de confidencialidad en el HCHD. Su solicitud debe indicar el periodo de tiempo, que no puede ser superior a seis años ni incluir fechas anteriores al 14 de abril de 2003. Su solicitud debe indicar en qué formato desea la lista (en papel o electrónico). La primera lista que solicite en un periodo de 12 meses será gratuita. Para las siguientes listas, cobraremos una tarifa por los costos que implica. Le avisaremos de cuáles son los costos y usted podrá elegir retirar o modificar su solicitud en ese momento, antes de que se genere ningún gasto.
 

• Derecho a solicitar restricciones. Tiene derecho a solicitar una restricción o limitación de la información médica que podemos usar y revelar con fines de tratamiento, pago o procedimientos relacionados con la salud. También tiene derecho a solicitar un límite a la información médica que podemos comunicar a las personas que ayudan en su cuidado o en el pago de dicho cuidado, como sus familiares o amistades. Por ejemplo, puede pedir que no usemos ni divulguemos información acerca de una cirugía a la que se haya sometido.

No estamos obligados a aceptar su solicitud. Si la aceptamos, la cumpliremos a menos que la información sea necesaria para proporcionarle un tratamiento de emergencia.

Para solicitar restricciones, debe hacerlo por escrito al responsable de confidencialidad en el HCHD. En su solicitud debe indicar (1) qué información desea limitar; (2) si desea limitar su uso, divulgación o ambos, y (3) a quién desea que se apliquen los límites; por ejemplo, la comunicación a su cónyuge.

• Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Tiene derecho a pedir que nos comuniquemos con usted en lo referente a asuntos médicos de cierta manera o en un determinado lugar. Por ejemplo, puede pedir que sólo nos pongamos en contacto con usted en el trabajo, o por correo electrónico.

Para solicitar comunicaciones confidenciales, debe hacerlo por escrito al responsable de confidencialidad en el HCHD. No es necesario que explique los motivos de su solicitud. Aceptaremos todas las solicitudes razonables. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea que nos pongamos en contacto con usted.

• Derecho a recibir una copia impresa de este aviso. Tiene derecho a recibir una copia en papel de este aviso. Puede pedirnos una copia de este aviso en cualquier momento. Incluso si aceptó recibir este aviso en formato electrónico, tiene derecho a una copia en papel del mismo.
  
  También puede obtener una copia de este aviso en nuestro sitio Web, www.hchdonline.com
  
  Para obtener una copia impresa de este aviso:
  
  Harris County Hospital District
  Office of Privacy Administration
  2525 Holly Hall
  Houston, TX 77054

CAMBIOS A ESTE AVISO

• Nos reservamos el derecho a modificar este aviso. Nos reservamos el derecho de aplicar el aviso revisado o modificado a la información médica que ya tenemos sobre usted, así como a toda la información que recibamos en el futuro. Pegaremos una copia del aviso vigente en el hospital. El aviso mostrará en la primera página, bajo el título, la fecha de entrada en vigor. Además, cada vez que se registre o sea admitido en el hospital para recibir tratamiento o servicios médicos como paciente hospitalizado o ambulatorio, podrá obtener una copia del aviso vigente.

RECLAMACIONES

Si considera que se han violado sus derechos de confidencialidad, puede presentar una queja en el hospital o en la Secretaría del U.S. Department of Health and Human Services. Para presentar una queja en el hospital, póngase en contacto con el responsable de confidencialidad del Harris County Hospital District, en la dirección o el teléfono que se indican a continuación.

No habrá represalias contra usted por presentar una queja.

OTROS USOS DE LA INFORMACIÓN MÉDICA.

Otros usos y divulgaciones de la información médica que no estén contemplados por este aviso o por las leyes aplicables sólo se harán con su consentimiento por escrito. Si da su autorización para que usemos o divulguemos su información médica, podrá revocarlo, por escrito, en cualquier momento. Si revoca su autorización, ya no usaremos ni divulgaremos su información médica en las situaciones indicadas en su autorización escrita. Debe comprender que no podemos invalidar las divulgaciones que ya hayamos hecho con su autorización, y que estamos obligados a conservar los registros de los cuidados que le hemos proporcionado.

Si tiene cualquier pregunta relacionada con este aviso, póngase en contacto con el responsable de confidencialidad en el HCHD, en la siguiente dirección:

Harris County Hospital District
Office of Privacy Administration
2525 Holly Hall
Houston, TX 77054
713-566-6097

hipaa@hchd.tmc.edu